Effektive Kommunikation für erfolgreiche Unternehmen

Nennt man die ärgsten Feinde des effektiven Managements beim Namen, ist man zunächst verblüfft: Sie heißen Telefon, E-Mail, Handy und Fax. Eigentlich sollte die moderne Office-Kommunikation gerade dabei helfen, schnell Antworten auf Fragen zu erhalten, Informationen weiterzugeben oder zumindest einen Termin für das nächste persönliche Gespräch zu vereinbaren. Stattdessen rauben sie den Mitarbeitern den letzten Nerv mit zeitvernichtenden Bürospielen wie „Anrufbeantworter Pingpong“: Der eine Mitarbeiter erreicht den anderen nicht, spricht ihm auf den Anrufbeantworter – und wenn er zurückgerufen wird, ist er längst beim Kundengespräch, auf dem Weg nach Hause oder bei ihm ist besetzt. Dann geht das Spielchen wieder von vorn los ...

Schlechte Kommunikation ist teuer und kostet durchschnittlich 3.800 Euro pro Mitarbeiter im Jahr

Wer dringend Mitarbeiter im eigenen Haus, in einer Filiale oder der Zentrale erreichen will und nicht zum Ziel kommt, vergeudet viel Arbeitszeit – und ist frustriert, weil er mit seinen laufenden Projekten nicht weiterkommt.Das Marktforschungsinstitut SIS International Research hat bei internationalen Unternehmen nachgefragt, wie viel Zeit konkret mit unnützer Kommunikation verbrannt wird.Das Ergebnis ist erschütternd: 70 Prozent der Befragten verbringen durchschnittlich 17,5 Stunden pro Woche mit Kommunikationsproblemen am Arbeitsplatz. Mit anderen Worten: 40 Prozent der Arbeitskraft werden nicht produktiv genutzt. In Zahlen ausgedrückt: Der Arbeitgeber zahlt jedem dieser Mitarbeiter durchschnittlich 3.800 Euro pro Jahr für Arbeiten, die nicht dem Zweck des Unternehmens dienen.

Die Kombination macht´s: Unified Communications

Wie kommt es zu Kommunikations-Zeitfressern? Viele Unternehmen verfügen über Telekommunikationsanlagen, Internet-PCs, SMS-fähige Mobiltelefone und Instant Messaging-Lösungen, die nicht vernetzt sind. Wenn alle Kommunikationsmittel nebeneinander verwendet werden, gibt es Reibungsverluste, die viel Zeit schlucken. Eine moderne Kommunikationslösung verbindet alle Einzellösungen zu einem System, das sämtliche Dienste verwaltet und bedienen kann. Das nennt sich Unified Communications (UC). UC spart zusätzliche Arbeitszeit bei der Verwaltung und Pflege von Datenbanken.

Folgende Anwendungsbeispiele zeigen den Nutzen von UC deutlich:

Die Kommunikationslösung greift beispielsweise mit dem Verzeichnisdienst MetaDirectory auf sämtliche Datenbanken des Unternehmens (CRM-Kundendaten, ERP-Unternehmensdaten, Lotus Notes, Microsoft Exchange, Kreditoren/Debitoren, eigene Datenbanken) zu. Sogar Parameter wie Lieferstatus und vereinbarte Zahlungsmodalitäten können abgerufen werden. Vorteil für das Unternehmen: Die redundante Datenpflege wird vermieden und alle wesentlichen Informationen aus unterschiedlichen Quellen liegen beim Telefonat augenblicklich vor.
Telefon, Faxgerät, E-Mail, SMS und Instant Messaging werden in einer PC-Applikation gekoppelt, die den richtigen Empfänger automatisch aus einer Datenbank heraussucht. Computer Telephony Integrated (CTI) ermöglicht es jedem Mitarbeiter aus dieser Computerapplikation heraus, jede gewünschte Kommunikationsform zu nutzen. Vorteil: Die langwierige Suche nach Nummern und Adressen entfällt.
Die Funktion Präsenz-Management (realisiert mit Siemens OpenScape UC oder ESTOS ProCall Enterprise) informiert alle Mitarbeiter über den Abwesenheitsstatus ihrer Kollegen. Das UC-System erkennt anhand von Terminen im Kalender, dem Status des PCs oder des Telefons am Arbeitsplatz, ob der Kollege verfügbar ist. So kann der Hilfe suchende Mitarbeiter blitzschnell entscheiden, ob sich das Warten auf eine freie Leitung lohnt oder ob er doch besser eine E-Mail schicken sollte. Selbstverständlich integriert sich die Kommunikationslösung auch ins Office-Paket am PC und kann außerhalb der Unternehmensmauern als webbasierte Lösung betrieben werden – nützlich vor allem z. B. bei Mitarbeitern im Home-Office, bei häufiger Reisetätigkeit oder gar über die Unternehmensgrenzen hinweg.
Die totale Integration von EDV und Telefon macht es möglich, dass bei jedem Kontakt eines Mitarbeiters mit einem Anrufer alle relevanten Daten des Telefonpartners auf dem Bildschirm angezeigt werden und für weitere Bearbeitungsschritte zur Verfügung stehen.

Acht Pluspunkte für erfolgreiche Unternehmen mit UCS auf den Punkt gebracht

Günstig: Der Investitionsaufwand ist gering und der Austausch vorhandener Geräte entfällt.
Einheitlich: Alle vorhandenen Systemdaten werden über Standardprotokolle (LDAP) vernetzt.
Überschaubar: Innerhalb der Systeme sind keine Anpassungen oder Aufrüstungen erforderlich.
Schnell: Alle aktuellen Partnerdaten stehen allen Mitarbeitern zeitnah zur Verfügung.
Einfach: Mehrfache Systemadministration gehört der Vergangenheit an. IT-Techniker werden entlastet.
Zeitsparend: Alle Mitarbeiter haben ohne langwierige Suchprozesse jederzeit Zugriff auf aktuelle Adressdaten.
Fehlerfrei: Fehler bei der Adressen- und Rufnummernerfassung entfallen.
Individuell: Die Vernetzung des Unternehmens wächst mit den betrieblichen Anforderungen – aber ohne Kostensprünge.

Keine teuren Investitionen dank intelligenter Verknüpfung vorhandener Ressourcen

Das Unternehmen Telefonbau Schneider COMMUNICATIONS aus Erkrath bei Düsseldorf liefert Unified Communications-Lösungen aus einer Hand. Der Engineering-Leiter Michael Herwig bringt das Angebot von Telefonbau Schneider COMMUNICATIONS auf den Punkt: „Der größte Mehrwert eines Unternehmens von 5 bis 5000 Mitarbeiter entsteht durch die Integration aller vorhandenen Systeme und Datenbanken und durch die funktionale Kopplung von EDV und Telefon. Dabei geht es nicht um den kostspieligen Austausch und die Neuanschaffung von Geräten, sondern um die intelligente Verknüpfung dieser vorhandenen Betriebs-Ressourcen. Die Realisierung solcher Projekte setzen professionelle Dienstleistungen voraus; unser Systemhaus ist hierfür optimal aufgestellt“.